Dalinamės patirtimi ir tobuliname Agile projektų valdymo metodų naudojimą savo organizacijose
Scrum ir emocinis lankstumas
Agile Lietuva

 

Parengė Simona Arslan

Verslo ir kitų organizacijų lankstumas yra aktualus šių dienų kontekste. Jis pasireiškia per prisitaikymą prie nuolat besikeičiančių aplinkybių ar pokyčių inicijavimo ne tik vidinėje organizacijos struktūroje, bet ir šalies ar pasaulio mastu. Žodžiai: transformacija, restruktūrizacija, efektyvumas, pokytis - socialinėje erdvėje kuo toliau, tuo dažniau girdimi iš organizacijų lyderių lūpų. Prieš 20 metų, pasaulinio masto transformacinį pokytį inicijavę Agile manifesto kūrėjai iškėlė kardinaliai priešingą požiūrį į nusistovėjusią projektų valdymo tvarką. Jie nepaneigė to, kas buvo, tačiau perorientavo prioritetus, kuriais besivadovaujančios organizacijos gali pasiekti geresnių rezultatų. Agile manifesto kūrėjai buvo emociškai lankstūs. Tad šiame straipsnyje aptarsime, kaip Scrum ceremonijos padeda ugdyti emocinį lankstumą.

Kas gi yra emocinis lankstumas?

Emocinis lankstumas tai gebėjimas atsipalaiduoti, nurimti ir gyventi sąmoningiau. Todėl tokie žmonės yra dinamiški. Jie toleruoja aukštą streso lygį ir ištveria nesėkmes, likdami įsitraukę, atviri ir imlūs. Šie žmonės patiria pyktį, liūdesį ar nusivylimą, bet į šias emocines būsenas jie žiūri su smalsumu, savęs atjauta ir priėmimu. Kitaip tariant, emociškai lankstūs žmonės neneigia savo jausmų, o juos priima ir tik tada reaguoja į situaciją taip, kaip remiantis asmeninėmis vertybėmis, jiems atrodo teisinga. 

 

Gali kilti klausimas, kodėl emociškai lankstūs žmonės toleruoja aukštą streso lygį? Taip yra todėl, kad jie leidžia sau pabūti pauzėje. Emociškai lankstūs žmonės viduje išsiaiškina, kas jiems kelia stresą, įvertina, ar jis yra adekvatus ar ne, ir tik tada sąmoningai priima sprendimą, kaip elgtis toliau. Jie nepriima sprendimų ir nesiima veiksmų apimti baimės, nevilties, gėdos ir kitų jausmų. Tačiau tuo pačiu ir pripažįsta, kad patiria aukščiau minėtus jausmus.

 

Visi žmonės turi vidinius minčių ir jausmų srautus, į kuriuos įeina kritika sau ir / ar kitiems, dvejonės ir baimė. Juos sužadina žmogaus smegenys, bandydamos suprasti pasaulį, numatyti ir išspręsti problemas bei išvengti potencialių griūčių. Emociškai lankstūs žmonės, leidžia sau patirti neigiamas emocijas, taip panaudodami jas kaip signalą, kad galbūt reikalingas pokytis. Tokiu būdu asmenybės nusprendžia kokias problemas ar situacijas reikia iškelti į paviršių ir išspręsti.

 

Žmonių emocinio lankstumo sąsajos su organizacijos transformacija

Organizacijos, siekiančios transformacijos, pokyčio ir greito reagavimo į besikeičiančią rinką, turi keisti nusistovėjusius principus, metodikas, nuostatas ir požiūrį į darbą. Tačiau lygiai tą patį turi padaryti ir žmonės, dirbantys organizacijoje. Deja, bet pokyčiui neužtenka įmonės darbo reglamente įrašyti nuostatos: „dirbsime pagal Agile filosofiją ir taikysime Scrum metodą“. 

Tikrasis pokytis prasideda nuo žmonių. Jie turi būti emociškai lankstūs ir sugebėti keisti požiūrį bei atliekamo darbo principus. Taip pat mokytis efektyviai dirbti komandoje. Organizacijai norint pasiekti išmatuojamų rezultatų, darbo principų pokytį turi priimti dauguma organizacijos darbuotojų. Agile principai griauna senas, nusistovėjusias hierarchines struktūras, kuriose žmonių vadovavimas buvo paremtas statuso pozicija, o darbuotojų veiksmai, paremti įsitikinimu:  darau tai, kas liepiama.

Vien tik organizacijos valios „primetimas“ retai duoda pageidaujamą teigiamą pokytį, tačiau atviras pokalbis priešingai, veiksmingiausias ir efektyviausias informacijos perdavimo būdas komandai.  Bendrą tikslą ar spręstiną problemą turi išsikelti ne tik organizacijos vadovai, bet ir žmonės dirbantys joje. Svarbu bendrai ieškoti sprendimų, kaip galima dirbti efektyviau, sklandžiau ir skaidriau.

Žmogaus noru paremta motyvacija sumažina pasipriešinimą pokyčiams ir didina jo įsitraukimą į darbą. Pareigos jausmu arba „privalau” apibūdinama motyvacija gerokai padidina tikimybę, kad darbuotojas gali nesilaikyti naujų principų, nes žmonės jaučiasi apriboti arba ko nors netekę. Žmogaus, kuris dirba pareigos jausmo motyvuojamas, savikontrolė su laiku silpsta ir nepasitenkinimo jausmas darbu didėja. Sprendimą dėl transformacijos ar kito pokyčio organizacijoje priima joje dirbantys žmonės. Jie pasirenka ugdytis emocinį lankstumą ir įsitraukia į organizacijos transformavimo procesą, tad yra pagrindinis energijos šaltinis pokyčiui. 

 

Sprinto ceremonijų vaidmuo emocinio lankstumo ugdyme

 

Agile filosofijai priskiriamame Scrum metode yra išskiriamos keturios ceremonijos (žr. 1 pav.). Jos ne tik, kad padeda kurti vertingą produktą galutiniam vartotojui, bet ir ugdo komandos emocinį lankstumą, kuris lemia komandos efektyvumą. 

1 pav. Sprinto ceremonijos

 

Sprinto planavimo dalyje (angl. Sprint planning) yra svarbus visos komandos įsitraukimas. Ji nusprendžia, kokias užduotis reikia atlikti ir kiek laiko jų vykdymas užtruks. Tai ne vien tik produkto savininko sprendimas. Tad kiekvienas iš komandos narių turi demonstruoti savo emocinį lankstumą ir įsitraukimą. Tikėtina, kad komandos nariai gali susidurti su savo vidinėmis baimėmis, kurias gali sukelti neigiamos mintys, bet tai natūrali žmogaus prigimtis.

Susana David knygoje „Emotional Agility“ rašo, kad vidinės baimės - tai sustabarėjusios emocijos, kurias sukelia tokios mintys kaip: „geriau patylėsiu, nes kiti iš karto supras, kad kažko neišmanau“, „aš nusišnekėsiu“, „ir vėl į mano nuomonę niekas neatsižvelgs“ ir t. t. Tokios mintys sukelia baimę, nerimą, įtampą bei kelia stresą. Šie jausmai trukdo darbuotojui įsitraukti į procesą, nes visa energija skiriama ne planavimui, o minčių srauto suvaldymui. Tai ypač neefektyvu ir žalinga.

Šios sustabarėjusios emocijos ateina iš įpročio atlikti mentalinį šuolį, t. y. remtis mąstymu, kuris ankstesniuose gyvenimo etapuose, pavyzdžiui, vaikystėje, pirmuose santykiuose ar karjeros pradžioje padėjo. Galbūt vaikystėje ir buvo naudinga patylėti, siekiant įtikti tėvams, tačiau dirbant judrioje komandoje - nebe.  Dėl šios priežasties, kartais komandos nariams yra sunku būti įsitraukusiems, drąsiai reikšti savo nuomonę ir teikti pasiūlymus bei įžvalgas. Lavinant emocinį lankstumą ir komandoje kuriant priimančią, palaikančią ir pagarbią kultūrą, yra ženkliai lengviau reikšti savo nuomonę.

Kita Scrum ceremonijos dalis, kasdieniai susirinkimai (angl. Daily Standup). Ši dalis skirta ne tik, dėmesio sutelkimui į eigą (sprinto tikslo atžvilgiu), bet ir sukurti įvykdomą planą kitai darbo dienai. Tačiau taip pat jie gerina komunikaciją, identifikuoja ir pašalina kūrimo kliūtis, pabrėžia ir skatina greitą sprendimų priėmimą bei dėl to panaikina kitų susitikimų poreikį. Šią ceremoniją galima paversti labai formalia be komandos emocinio įsitraukimo, jei mastysime, kad tai tik dar vienas iš privalomų procesų, kuris matuoja progresą. Tačiau tai vieta, kurioje mokomės girdėti kiekvieną komandos narį ir esame nusiteikę jam padėti susitvarkyti su iškilusiomis kliūtimis. Šios ceremonijos metu komanda mokosi empatiškumo ir domėjimosi vienas kito darbu.

 

Mokslininkų atliktas tyrimas rodo, kad kitų žmonių emocijų slopinimas didina šalia esančių žmonių kraujospūdį net jei aplinkiniai ir nežino, kad toks žmogus juos  „tramdo“.  Tai reiškia, kad jei visų kliūčių, su kuriomis susiduriame sprinto metu, nepasakome ir tik slopiname savo emocijas, tai kenkiame ne tik sau, bet ir bendrai grupės dinamikai ir šalia esantiems žmonėms. Kartais išsakyti tai, kas nesiseka, yra sudėtinga, vėlgi dėl tų pačių sustabarėjusių emocijų. Neišsikalbėjimas gali būti viena iš priežasčių, kodėl komandos nariai neįsitraukę arba priešinasi kasdieniams susirinkimams, laisvai nesidalina savo sunkumais. Tačiau, jei kasdienių susirinkimų metu komandoje yra formuojamas požiūris, kad kiekvienam nariui nuoširdžiai rūpi su kokiais sunkumais susiduria kolega, galima kurti pasitikėjimo vienas kitu ir atvirumo erdvę.

 

Toliau seka viena iš svarbiausių Scrum ceremonijų - sprinto peržiūra (angl. Sprint Review), kuri vyksta kiekvieno sprinto darbų pabaigoje ir įtraukia visą komandą kartu su suinteresuotomis šalimis. Tai svarbus susitikimas, nes jo metu sudaroma galimybė gauti grįžtamąjį ryšį dėl atlikto darbo. Tačiau ne visada yra išsakomi vien tik teigiami aspektai. Jei projektas ar produktas nesulaukė teigiamo grįžtamojo ryšio, o galbūt dar blogiau, projektas ar jo dalis buvo nutraukta, tai komandai gali tekti priimti neigiamą reakciją. Akivaizdu, kad tai gali būti sudėtinga ir sukelti nemalonias emocijas, tokias kaip nusivylimas ar pyktis, tačiau tai visiškai normali žmogaus reakcija. Tad šiame etape emocinis lankstumas yra labai svarbus. Jis padeda sąmoningai susitaikyti su esama padėtimi tokia, kokia yra ir judėti toliau, link savo ilgalaikio tikslo, šiuo atveju, projekto įgyvendinimo ar kokybiško produkto sukūrimo. 

 

Sarah Blakely, kūną formuojančių drabužių bendrovės „Spanx“ įkūrėja, vienu metu buvusi jauniausia pasaulio milijardierė, pati susikrovusi kapitalą, prisimena, kaip jos tėvas kas vakarą prie vakarienės stalo klausdavo vaikų, kas tądien nepavyko. Jis nenorėjo užgauti  ar pažeminti, tik stengėsi padrąsinti vaikus kuo labiau stengtis ir pralaužti ledus. Juk, kai imiesi ko nors naujo ir sudėtingo, klupti – normalu ir net puiku. Svarbiausia, ką suteikia emocinis lankstumas – gebėjimą išsaugoti ir puoselėti aistrą siekti daugiau ir tobulėti visą gyvenimą. 

 

Paskutinė Scrum ceremonija yra Sprinto retrospektyva (angl. Sprint Retrospective). Šio susitikimo metu siekiama apžvelgti, kaip komanda dirbo paskutinio sprinto metu ir teikia siūlymus, ką galėtų patobulinti būsimiems sprintams. Komandos nariai taip pat aptaria, kas pasisekė, kuo didžiuojasi. Tai yra svarbus žingsnis, kurį reikia atlikti baigiant kiekvieną sprintą, net jei komanda yra laiminga ir gerai pasirodė. Tačiau, jei komanda susidūrė su didesniais sunkumais, tai tada reikėtų iškelti augimo mąstyseną skatinančių klausimų. Pavyzdžiui, vienas iš jų: „pažiūrėkime, kaip mums sekėsi ir ką kitą kartą galėtume padaryti kitaip?“. Šis etapas puikiai tinka išsakyti visas mintis ar nemalonias situacijas, kurios yra spręstinos ir tęsėsi viso sprinto metu. 

 

Sprinto retrospektyva padeda žmonėms apmąstyti ir atrasti, kas vyksta jų komandoje. Kai problemos matomos, jas iš tikrųjų lengviau išspręsti. Galbūt komandos nariai ir ankščiau apie tai kalbėjosi, bet kai niekas nepasikeisdavo, tai žmonės nustojo skųstis ir / arba visą nepasitenkinimą laiko viduje. Tai kaip dramblys kambaryje, t.y. visi žino, kad yra problemų, bet apie jas nekalbama. Ši ceremonija įgalina komandą inicijuoti pokyčius, kai pamato realų rezultatą, kad problemos sprendžiamos, o ne slepiamos.

 

Principai, pagal kuriuos žmonės dirba kartu, bus skirtingi kiekvienoje komandoje ir tai yra normalu. Svarbu tai, kaip padedama komandoms nariams apmąstyti, kokiu būdu jie dirba kartu,  kaip nustato problemas ir ieško jų sprendimo galimybių. Nors atvirumas daro žmones pažeidžiamais, tačiau tuo pat metu ir drąsiais. Palaikykime vieni kitus ir būkime emociškai lankstūs.

 

Straipsnis parengtas remiantis Susan David knyga „Emocinis lankstumas“.