Dalinamės patirtimi ir tobuliname Agile projektų valdymo metodų naudojimą savo organizacijose
Kodėl komunikacija yra svarbi projekto sėkmei?
Agile Lietuva

Parengė Giedrė Balčiūnienė

Dažnai susiduriame su tuo, kad projektas vyksta ne taip, kaip norime. Tokiu atveju interneto platybėse, knygų lentynose pradedame ieškoti, kas gi lemia sėkmingą projekto įgyvendinimą. Vienu iš sėkmingai įgyvendinamo projekto kriterijų yra laikoma projekto komunikacija. Tad šiame straipsnyje aptarsime 5 projekto vadovo komunikacijai reikalingus įgūdžius.

Pradėkime nuo pradžių

Žodis „komunikacija“ kilęs iš lotyniško žodžio communico, kuris reiškia „darau bendra, bendrauju“. Bendraudami mes bandome su kuo nors užmegzti „bendrumą“. Tai reiškia, kad mes stengiamės pasidalyti informacija, idėja ar požiūriu su komandos nariais, dalyvaujančiais projekte. Tam, kad vyktų komunikacija svarbu net tik iškomunikuoti, bet ir gauti grįžtamąjį ryšį. Jis parodo, kad kiekvienas projekto narys turi tą pačią viziją apie projektą ir jo įgyvendinimą.

Projektų valdymo institutas (angl. Project Management Institute) PMBOK išskiria, kad kiekvienas projekto vadovas turi skirti apie 90 proc. savo laiko komunikacijai. Svarbu tai, kad gali būti taikomas aktyvus arba pasyvus komunikacijos būdas.

Aktyvi komunikacija laikomas informacijos perdavimas realiu laiku. Jai priskiriami šie būdai: gyvi susitikimai, vaizdo ar balso konferencijos, telefoniniai pokalbiai ir kt. Pasyvi komunikacija – tai informacijos perdavimas gavėjui, kai jis su pateikiama medžiaga gali susipažinti jam patogiu metu. Šiam būdui galima priskirti elektroninius laiškus, prezentacijas, įrašytus pokalbius, skelbimus interneto svetainėje arba intranete, internetinį projekto dienoraštį (blog‘ą) ir kt. Aktyvus ir pasyvus komunikacijos būdai vienas kitą papildo, tad komunikacija tampa dar efektyvesnė.

Albert Mehrabian nustatė, kad tik 7% mūsų bendravimo sudaro žodinis turinys, 38 % skleidžiamos informacijos yra perduodama per balso kokybę – toną, garsumą, greitį ir garsą, 55 % išreiškiami laikysenos, judesių, gestų, veido išraiškų, kvėpavimo ir odos spalvos pokyčių.

5 svarbūs projekto vadovo komunikaciniai įgūdžiai

1. Gebėti klausytis komandos narių
Veiksmingi projektų vadovai ne tik laukia savo eilės kalbėti, o ir klausosi. Svarbu klausytis savo komandos, kad suprastumėte problemas ir ieškotumėte būdų, kaip jas išspręsti. Išgirskite komandos nuomonę ir patarimus.

2. Domėtis, kaip sekasi komandai
Įsitikinkite, kad jūsų komanda žino, kad 10 kilometrų per valandą važiavimas konkretaus kelionės tikslo link yra daug geresnis nei 30 kilometrų per valandą važiavimas ratu. Teiraukitės kaip sekasi jūsų komandos nariams ir esant poreikiui siūlykite jiems pagalbą.

3. Užduoti klausimus
Efektyvi komunikacija, tai ne futbolo žaidimas „į vienus vartus“. Projekto vadovas privalo ne tik sakyti pastabas ar pateikti informaciją, bet ir užduoti klausimus. Norėdami įsigilinti į esamus ir tobulinamus procesus ar situacijas, geri projektų vadovai turi drąsiai užduoti aktualius klausimus.

4. Gerbti savo komandą
Geras projekto valdymas yra grindžiamais stipriais projekto vadovo, komandos ir suinteresuotų šalių santykiais. Gerbdami kartu dirbančių kolegų požiūrį, darbo stilių, laiką – pelnysite jų pasitikėjimą ir pasieksite puikių rezultatų. Nepamirškite būti malonus ir dažniau nusišypsoti savo komandos nariams!

5. Dalinkitės informacija
Dažnai susiduriama su nuostata, kad jeigu projekto vadovas žino, kas vyksta projekte, tai tikėtina, kad likę komandos nariai yra on the same page. Deja, tai pasiteisina retu atveju. Projekto vadovas turi siųsti mėnesinius, savaitinius ar net kasdieninius projekto atnaujinimus, kad visi projekte dalyvaujantys asmenys būtų informuoti laiku.

Šiame straipsnyje aptarėme 5 projekto vadovo komunikacinius įgūdžius, kurie yra būtini ir reikšmingi siekiant įgyvendinamo projekto tikslų ir uždavinių. Tai, kaip sėkmingai projektinėje veikloje pritaikysite komunikacijos įgūdžius, lems didesnę projekto sukuriamą vertę. Komunikuodami ne tik subursite komandą, kuri bus įsitraukusi, palaikanti ir siekianti projekto rezultatų, bet ir sutaupysite laiko, pinigų ir nereikalingo darbo valandų. Komunikacija ne tik palengvina projekto vadovo gyvenimą, bet ir prisideda prie projekto sėkmės!