Dalinamės patirtimi ir tobuliname Agile projektų valdymo metodų naudojimą savo organizacijose
Kaip sėkmingai įgyvendinti pokytį ir sukurti vertę?
Agile Lietuva

Parengė: Diana Borovik

Vieša paslaptis, kad 70 proc. organizacijos vykdomų pokyčių žlunga, o dėl darbuotojų pasipriešinimo nepavyksta įgyvendinti net 39 proc. suplanuotų pokyčių.  Kaip siekiant sukurti vertę organizacijai sėkmingai įgyvendinti pokytį? Apie tai kalbėjomės su sertifikuotu „Prosci“ pokyčių valdymo konsultantu Luku Mackevičiumi, kuris balandžio 9 d. 18 val. virtualiame susitikime skaitys pranešimą: kaip iš pirmo karto įdiegti Agile?

Pradėkime nuo pradžių

„Pokyčių valdymas  tai tam tikrų procesų, įrankių ir metodų naudojimas, siekiant paskatinti organizacijos darbuotojus įsisavinti pokyčio rezultatą (naują sistemą, tvarką ar pan.) ir jį naudoti“, – teigia Lukas. Pasak pašnekovo, pokyčių valdymas yra orientuotas į žmonių paruošimą naujovėms. Įprastai pokytis organizacijoje įgyvendinamas kaip projektas, kuris sukuria tam tikrą techninį sprendimą galintį padėti išspręsti esančią problemą ar išnaudoti atsiradusią galimybę.  Lukas teigia, kad organizacijose įsteigti pokyčių vadovo ar agento etatai dar neužtikrina to, kad įmonėje bus sėkmingai valdomi pokyčiai. Pokyčiams reikia pasiruošti.

Kaip organizacijos turėtų valdyti pokyčius

Organizacijoje įgyvendindami projektą, paliesiantį individų atliekamo darbo funkcijas, privalome atkreipti dėmesį į pokyčių valdymą. Lukas dalinasi 4 prielaidomis pokyčiams valdyti: svarbu nustatyti aiškų, pamatuojamą tikslą ir norimą pasiekti rezultatą. Pavyzdžiui, nuo 2021 metų mūsų įmonės IT padalinyje bent 70 proc. projektų pradėti įgyvendinti Agile principais. Svarbu suprasti, kad organizacijos pokytis yra darbuotojų pokyčio rezultatas, t.y. norint, kad pokytis būtų įgyvendintas, būtina žmones kuo anksčiau supažindinti ir įtraukti į pokyčio diegimą.

Ne mažiau svarbu ir tai, kad reikia numatyti pokyčio sėkmės kriterijus: pokyčio įsisavinimo imtį, greitį ir kokybę. Pavyzdžiui, Agile principus taikys visas IT padalinys, o ne tik viena komanda; pokyčio rezultatą pasieksime per ne ilgesnį laiką nei numatytus 6 mėnesius; pokytį laikysime įgyvendintu, jei 70 iš 100 mūsų įgyvendinamų projektų bus paremti Agile principais. Po to, kai apibrėžiame pokyčio sėkmės kriterijus, turėsime padėti darbuotojams patikėti pokyčio rezultatu, t.y. komunikuoti apie pokyčio svarbą, naudą darbuotojui ir organizacijai.

Pokyčių valdymo etapai

Sertifikuotas pokyčių konsultantas Lukas Mackevičius teigia, kad „Prosci“ išskiria 3 pokyčio valdymo etapus: pasiruošimas pokyčiui, pokyčio planų sudarymas ir įgyvendinimas, pokyčio įtvirtinimas.

  1. Pasiruošimo pokyčiui etapas. Šiame etape yra numatomi darbuotojų pasipriešinimo pokyčiams motyvai, sudaroma pokyčių valdymo komanda (svarbu įvertinti ar ji dirbs kartu su projekto komanda, koks tokios komandos santykis su pokyčio savininku), paruošiama pokyčių valdymo strategiją, įvertinamas pokyčio kompleksiškumas, vertinamos organizacijos rizikos ir identifikuojamos pokyčio paveiktos grupės.  
  2. Pokyčio planų sudarymo ir įgyvendinimo etapas. Atlikus pasiruošimo pokyčiui žingsnius pereinama prie pokyčio planų sudarymo. Šiame etape yra parengiami 5 pokyčio planai: komunikacijos planas, sponsorystės žemėlapis, darbuotojų įtraukimo ir mokymų planai, pasipriešinimo valdymo planas.
  3. Pokyčio įtvirtinimo etapas. Renkamas darbuotojų grįžtamasis ryšys, vertinami ir lyginami numatyti ir pasiekti rezultatai, koreguojami pokyčio planai.

Pokyčiams – ne?!

Kaip jau buvo paminėta straipsnio pradžioje, vienas iš svarbiausių iššūkių pokyčiams įgyvendinti – darbuotojų pasipriešinimas. Lukas teigia, kad yra išskiriamos 3 pagrindinės priežastys, dėl kurių kyla žmonių priešprieša pokyčiui. Pirmoji priežastis – individas nesupranta kam reikia šio pokyčio arba nesupranta, kaip reikės jį įgyvendinti. Su šia problema susiduriama gana dažnai, nes darbuotojai nuo pat pradžių nėra įtraukiami į pokyčio poreikio diskusiją: jiems nėra paaiškinama, kokią vertę pokytis sukurs tiek individui, tiek organizacijai. Antroji priežastis – individas nenori keistis, nes jam patogu taip, kaip yra šiuo metu ir nemato asmeninės naudos šiame pokytyje. Trečioji priežastis – individas neturi konkrečios pozicijos įgyvendinamai iniciatyvai, tačiau jam, dėl įvairių priežasčių (pvz. kompetencijos stokos, pasitikėjimo nebuvimo, bendros istorijos, t.t.) nepatinka pokyčio iniciatorius, kaip asmenybė.

Vaistas žaizdoms gydyti

Atviras individų žaizdas galima gydyti kasdien naudojamu vitaminu C – komunikacija. Lukas akcentuoja, kad pokyčio informacija turi būti perteikiama per individualumą. Tam pokyčių konsultantas siūlo naudoti ADKAR modelį, t.y. darbuotojas turi:

Ø  suvokti, kodėl tas pokytis yra daromas;

Ø  nuspręsti, kad jis nori to pokyčio;

Ø  žinoti, kaip jis dirbs, įgyvendinant pokytį ir po jo;

Ø  gebėti atlikti darbus, pokyčio metu ir jau jį įgyvendinus;

Ø  taikyti pokyčio rezultatą savo veikloje.

Taip pat Lukas pabrėžia, kad yra dvi vadovų grupės, iš kurių žmonėms patinka girdėti apie pokyčio poreikį, svarbą ir eigą. Kodėl pokytis yra reikalingas žmonės nori girdėti iš maksimaliai aukščiausio įmonės vadovo, o kaip pokytis paveiks juos asmeniškai ir kąs konkrečiai keisis, žmonės nori girdėti iš savo tiesioginio vadovo. Tačiau praktikoje dažniausiai pasitaiko taip, kad komunikacijos atsakomybė tenka projekto vadovui, žmogiškųjų išteklių vadovui arba dar blogiau – komunikacijos specialistams, ko pasekoje, net ir tiesioginiai vadovai patys nežino stiprios pokyčio argumentacijos į klausimą „kodėl?“. Lukas teigia, kad būtina užtikrinti, jog komunikacija apie pokytį nebūtų tik vienas elektroninis laiškas, kurio esmė: nuo šiol dirbsime kitaip. Remiantis pokyčių konsultanto nuomone ir patirtimi, komunikacija privalo būti koncentruota ir suplanuota. Darbuotojams būtina nuolat ir skirtingais kanalais pasakoti apie tai, kas jau yra padaryta, kas numatoma padaryti, kodėl pokytis svarbus ir t.t.

Pokyčių valdymo sėkmės komponentai

Luko teigimu, „Prosci“ pokyčių valdymo metodikoje yra išskiriami 7 sėkmingo pokyčių valdymo komponentai:

  1. Matomas ir aktyvus pokyčio savininkas;
  2. Pokyčio valdymui paskirti žmogiškieji ištekliai;
  3. Taikomas struktūruotas pokyčių valdymo metodas;
  4. Pokyčio paveiktų grupių skatinimas;
  5. Nuolatinė komunikacija;
  6. Integruotas projektų ir pokyčių valdymas;
  7. Vidurinės grandies palaikymas.

Taigi norėdami sėkmingai įgyvendinti pokytį ir sukurti organizacijai vertę, nepamirškite atsigręžti į kolegas, kurie bus paveikti pokyčio. Tinkamu laiku įtraukę darbuotojus į pokyčio diegimą ne tik sumažinsite ar eliminuosite jų pasipriešinimą, bet, tikėtina, kad įgysite pokyčių ambasadorių. Ir pabaigai, kaip sakoma, nieko nėra pastovesnio už pokyčius mūsų aplinkoje. Nustatykime, priimkime ir sukurkime vertę!

Dėkojame Lukui už pokalbį! Taip pat primename, kad jau balandžio 9 d. 18 val. virtualiame susitikime išgirsite sertifikuoto „Prosci“ pokyčių konsultanto Luko Mackevičiaus pranešimą: kaip įdiegti Agile iš pirmo karto?