Dalinamės patirtimi ir tobuliname Agile projektų valdymo metodų naudojimą savo organizacijose
Agile ne IT įmonėse. Valdomas pokytis ar natūrali evoliucija?
Agile Lietuva

Parengė: Simonas Stūrys, Head of Marketing at Teamhood

 

Tikriausiai sunkiai rasime programinės įrangos kūrėjų įmonę, kuri nežinotų Agile principų ir jų netaikytų (bent iš dalies). Tačiau kitose industrijose kaip gamyba, rinkodara ar statyba, Agile terminas dažnai vartojamas tik kaip raktažodis, kai norima pasakyti, kad įmonė turi lanksčiau reaguoti į pokyčius. Tuo tarpu srityse, kurioms projektų valdymas nėra aktualus, Agile terminas yra visiškai svetimas. Ar tai reiškia, kad įmonės, kurios sąmoningai neįsisavina Agile principų ir nesikonsultuoja su Agile treneriais neatras kelio į efektyvesnį valdymą?  Pakalbinome tris skirtingų sričių įmones, kurios neevangelizuoja Agile metodikų, tačiau natūraliai naudoja jų principus.

Projektavimas. Vizualaus įrankio paieškos.

 

Vokietijos pastatų inžinerijos projektavimo įmonė Eisfeld Engineering dirba dviejuose biuruose – Vilniuje ir Kaselyje (Vokietijoje). Įmonės kuriami pastatų projektai sudėtingi, todėl nuolat tenka bendrauti su klientais ir partneriais. Norėdami kontroliuoti projektų apimtis ir numatyti kliūtis, Vilniaus biuro vadovas S. Indriūnas ir komanda kasdien rengia 15 minučių trukmės stand-up susirinkimus.

 

Vilniaus biure kiekvienas projektas yra išskaidomas į keliolika dalių, o šios – į kelis šimtus konkrečių užduočių. Saulius sutinka, kad Kanban lenta yra projektų planavimo pagrindas: „darbui Lietuvoje mėgdavome naudoti fizinę Kanban lentą mūsų biure. Prie jos paprasta bendrauti, aptarti bendrą vaizdą ir dėlioti užduotis. Tačiau, kai informacija reikia dalintis su kolegomis Vokietijoje, iškyla nuotolinės komunikacijos iššūkis“. Spręsti šį iššūkį galima dviem būdais – fotografuoti ir dalintis fizinių lentų nuotraukomis arba naudoti bendrą skaitmeninį užduočių valdymo įrankį, skiriant laiko užduočių turinio suvedimui.

 

Finansinė apskaita. Bendradarbiavimas kintančioje aplinkoje.

 

Buhalterines paslaugas teikianti Vilniaus Buhalterių Grupė (VBG) savo veiklą planuoja savaitėmis. Iš pirmo žvilgsnio buhalterinės apskaitos paslaugos atrodo lengvai prognozuojamos, periodiškos ir net monotoniškos. Pasirašomos sutartys su klientais taip pat dažniausiai gana aiškiai apibrėžia paslaugų apimtis, jų periodinį intensyvumą. Tačiau realybė retai sutampa su sutarties turiniu.

 

Klientai, pasirinkdami VBG, tikisi, kad profesionalai išspręs visus su apskaita susijusius klausimus, ne tik tuos, kurie įrašyti sutartyje. Dažnai klientas neturi ir nuosavų resursų ar tinkamos alternatyvos papildomiems darbams atlikti. Tad VBG komanda vertindama bendradarbiavimą su klientu labiau nei derybas dėl kontrakto prisitaiko prie kintančių sąlygų ir taip užtikrina aukštesnę vertę – ir sau, ir klientui.

 

Esant tokioms verslo sąlygoms, kassavaitinis planavimas yra būtinas – visada reikia būti pasiruošus perskirstyti resursus, pakeisti prioritetus, suplanuoti naujas užduotis. Todėl kiekvieną pirmadienį komanda pasiskirsto užduotis Eylean lentoje.

 

Matydama resursų užimtumą, aiškiai matau, kas iš komandos galėtų priimti naują neplanuotą užduotį“,– sako V. Ivaškevičiūtė. Tokiu būdu kliento įtampa yra amortizuojama ir neperduodama VBG kolektyvui.

 

Užsakomoji gamyba. Kaip išvengti grąžinimų.

 

Lietuvos Monetų Kalykla teikia kolekcinių ir apyvartinių monetų, aukštos kokybės ženkliukų gamybos ir metalo apdirbimo paslaugas, o taip pat kuria  bei gamina ekskliuzyvinius gaminius iš tauriųjų metalų. Kiekvienas projektas yra unikalus – nuo Sakartvelo centrinio banko užsakymo serijinei monetų gamybai iki vienetinių dovanų asmeninio jubiliejaus proga.

 

Kiekvienas projektas susideda iš kelių etapų. Dailininkas paruošia dizainą, su klientu derinamos techninės sąlygos, paruošiamas etalonas, tuomet ruošiamos formos gamybai, pagaminus atliekamas prabavimas, kokybės kontrolė ir pristatymas klientui. Paraleliai vykdomos kelios dešimtys projektų. Kiekvienas projektas suplanuojamas Eylean lentoje. Todėl visos komandos ir specialistai mato savo darbų apimtis ir prioritetus.

 

Paruošimo skyriaus vadovas Egidijus Stravinskas kasdien veda stand-up susirinkimus. „Pasitikriname darbų statusus, numatome galimas kliūtis. Tada gana aiškiai matome, kokį rezultatą turėsime dienos pabaigoje“, – sako E. Stravinskas.

 

Lietuvos Monetų Kalyklos vadovai seka kokybės rodiklius. Sunkiausiai prognozuojamas etapas – etalono derinimas su klientu. Jei jis neatitinka kliento lūkesčių, iš karto yra grąžinamas į projektavimo stadiją. Tai ilgina projekto laiką daro įtaką kitų projektų eigai. Todėl E. Stravinskas siekia, jog grąžinimų būtų kiek įmanoma mažiau: „grąžinimų rodiklį sekame nuolat, o kad jis būtų kuo mažesnis, tobuliname planavimo procesą. Svarbu gauti kuo tikslesnes specifikacijas iš klientų prieš pradedant darbus.“

Pokyčiai ar evoliucija?

 

Visos trys įmonės turi išreikštas Agile manifestą atitinkančias vertybes: vertina reagavimą į pokyčius, bendradarbiavimą su klientais, bendravimą su žmonėmis ir pabaigtą produktą / atliktą paslaugą. Taip pat taiko kelias pasirinktas praktikas, kurios joms leidžia dirbti efektyviau, darniau ir greičiau. Tikėtina, kad su tinkamomis vertybėmis kitos Agile praktikos taip pat turėtų sėkmingai prigyti ir dar labiau pagerinti veiklos rodiklius.

 

Ar visais trimis atvejais sisteminga transformacija į Agile kultūrą ir visuotinį metodikų taikymą būtų veiksminga? Ar vis tik sukeltų daugiau trikdžių ir frustracijos komandose? Tai klausimai Jūsų diskusijai.